Quando pensiamo a un meeting, che sia un semplice incontro tra colleghi, una riunione importante o un congresso di tre giorni, spesso visualizziamo nella nostra mente un momento noioso, interminabile, che si risolve, a volte, in una completa perdita di tempo.
Per modificare questa percezione è necessario rivoluzionare e rinnovare il modo di organizzare meeting, rendendoli più efficaci ma, soprattutto, più coinvolgenti.
Di questa rivoluzione è sostenitore e promotore, Mike van der Vijver, esperto di fama mondiale e co-founder dell’agenzia di consulenza Mind Meeting.
Mike van der Vijver sarà il docente d’eccezione del nostro Corso Avanzato in Meeting Design che si terrà a Roma, il 4 e 5 febbraio, e a lui abbiamo chiesto cosa dovrebbe cambiare nell’industria del MICE.  

Che cos’è un meeting? Quali eventi rientrano in questa categoria?
Un meeting è un qualsiasi raduno di persone che hanno un obiettivo in comune. Non è mai un incontro casuale ma, che sia una breve riunione in ufficio o un congresso di tre giorni, ha sempre un obiettivo specifico. Anche un incontro al ristorante, se ha un fine, può essere considerato un meeting e, in quanto tale, si può progettare. 

Quando hai cominciato a occuparti di Meeting Design, qual era, in quegli anni, l’esigenza principale? Cosa bisognava cambiare?
Mind Meeting è nato circa 15 anni fa, in realtà io ho cominciato il lavoro preparatorio, a quella che adesso è la mia professione, quando lavoravo come interprete. In quelle occasioni, mi sono più volte meravigliato di come fosse mediocre la comunicazione e ho sentito la necessità di dover fare meglio. Fare meglio, per me, vuol dire organizzare meeting in maniera più efficiente e più efficace, quindi ottenere più risultati con minor impiego di risorse.
Questo presupposto si traduce nel porre in discussione il modello a cui siamo abituati, per far nascere la necessità di mettere a fuoco nuove esigenze e dare ruoli diversi.
Quasi tutti i meeting erano e, in molti casi sono ancora, versioni della ben nota lezione frontale in classe, con un docente parlante e un pubblico di ascoltatori, un modello obsoleto che anche nella scuola sta cambiando e non può più essere considerato valido. 

Qual è l’errore più comune che facciamo nella pianificazione di un meeting?
L’errore più comune è cominciare subito a pensare chi debba essere il relatore.
Perché un relatore? Forse non ti serve, forse ti serve qualcos’altro.
Quindi, per prima cosa è necessario formulare con chiarezza l’obiettivo che vuoi raggiungere.
È un grave errore focalizzarsi su un programma preconfezionato e non pensare, invece, a ciò che sarà l’esito del meeting.
Ad esempio, molto spesso un convegno viene strutturato come un’alternanza di lunghe presentazioni monodirezionali e brevi pause caffè. Questa tipologia di evento statico in cui bisogna stare per ore seduti è innaturale, la stessa scienza umana lo dice. Come risultato di questo modello errato, capita spesso che ci si lamenti della carenza di domande o di un alto numero di partecipanti che abbandona il convegno nel pomeriggio. 

Ci sono da diversi anni ormai, format efficaci ma poco conosciuti. Qual è, secondo te, uno dei più validi da utilizzare durante un Congresso?
Non c’è un format valido in assoluto ma esso viene fuori dal processo di meeting design. Pertanto, non si può dire “questo è un format che funziona in generale”, ma dipende sempre dall’obiettivo prefissato.
Il grande cambiamento che dobbiamo affrontare è la necessità di attraversare il processo di design a ritroso, partendo da ciò che si vuole ottenere e cominciando a ragionare al contrario. I contenuti, le interazioni, poi i relatori e infine la location, tutto deve essere assolutamente funzionale all’obiettivo. Quella della location sembra una scelta che si può fare a priori, in realtà anch’essa va selezionata in base al tipo di meeting che si vuole realizzare. Ci sono luoghi che sembrano andare bene per tutto, ma in fondo sono “non-luoghi”, cioè non sono adatti a niente. 

Hai rivelato in un’intervista che la tecnologia è importante, ma senza l’esperienza può portare in una direzione errata. Quali strumenti tecnologici, in base alla tua esperienza, possono essere utili durante un meeting in ufficio?
I meeting quotidiani in ufficio sono piuttosto diversi da quelli su ampia scala; in questo caso, secondo me, la tecnologia è proprio fuorviante. Pensare di dover, per forza, utilizzare una presentazione PowerPoint appesantisce la riunione e la rende molto formale e poco interattiva, costringendo il partecipante a diventare un consumatore, come davanti alla televisione.
Va benissimo, invece, l’uso dei telefonini per scopo esplorativo, come tra amici, per cercare informazioni specifiche, sfatare dubbi o per trovare, in modo veloce, le risposte a interrogativi che vengono fuori dal dibattito. 

Cosa deve urgentemente cambiare nella meeting industry del 2019?
Deve urgentemente cambiare l’immagine che gli operatori hanno di se stessi e del loro ruolo, poiché si sentono parte dell’industria del turismo e si identificano con essa. Questo per me è un concetto errato. Dovrebbero riconoscersi, e formarsi, come professionisti della comunicazione perché è attraverso la strategia comunicativa che va finalizzato l’obiettivo dell’incontro.
Se il meeting non svolge la funzione che dovrebbe avere, ovvero trasformare qualcosa, è completamente inutile. Un evento su larga scala può servire a ripensare la strategia dell’azienda e comunicarla ai dipendenti, o a convincere dei professionisti ad attuare nuove metodologie chirurgiche. Questo può accadere solo se si applicano strategie di comunicazione.
Se ti percepisci come un professionista del turismo, manchi di messa a fuoco sul cuore della questione e sullo scopo dell’incontro. Se metti in primo piano solo la comodità degli ospiti, dove mangeranno o dormiranno, non riuscirai a cambiare qualcosa.
Devi avere il coraggio di chiederti: forse voglio al convegno persone che non stiano solo comode!
I professionisti della meeting industry devono affrontare il discorso sugli obiettivi con i propri clienti e non assecondare la tendenza e la resistenza al cambiamento di chi non è un professionista del settore. L’imperativo rimane concepire il meeting come raduno di persone con un obiettivo. Ad esempio, se lo scopo è fare network la più classica e gettonata cena di gala non è uno strumento funzionale perché si finisce, pur in una grande tavolata, a parlare solo con due o tre persone. Organizza, piuttosto, un falò sulla spiaggia, un’attività immersiva e coinvolgente dove tutti i partecipanti possono condividere un’esperienza, come cantare le canzoni della loro gioventù.
Abbi il coraggio di mettere in discussione quella che credi essere la “normalità”. 

Il Lab vi aspetta a Roma, il 4 e 5 febbraio, con Mike van der Vijver e la rivoluzione nel Meeting Design, ma anche il 30 gennaio con il corso di Formazione Esperienziale negli eventi con Rob Budde.